Eine Anfrage kommt rein: „Was kostet das bei Ihnen?“ Kein Maß, kein Foto, kein Termin. Bevor Sie ein Angebot schreiben können, folgen Rückruf, Rückfrage und Warten. Je mehr Anfragen so ankommen, desto mehr Zeit geht dafür verloren, und desto später bekommt der Kunde seine Antwort.
Die Lösung beginnt nicht beim Angebot, sondern vorher: bei der Frage, welche Angaben Sie für eine belastbare Einschätzung wirklich brauchen. Diese Checkliste hilft Ihnen, das für Ihren Betrieb festzulegen.
Die Grundangaben, die fast jeder Betrieb braucht
- Was genau soll gemacht werden? Eine kurze Beschreibung der Leistung, möglichst mit den Worten des Kunden.
- Maße oder Umfang: Länge, Breite, Fläche, Anzahl der Räume oder Geräte, je nach Gewerk.
- Menge oder Stückzahl: Ein Teil oder zwanzig macht beim Preis oft den größten Unterschied.
- Fotos oder Dateien: Ein Foto vom Ist-Zustand ersetzt häufig einen Vor-Ort-Termin für die erste Einschätzung.
- Ort und Zugang: Wo wird gearbeitet, gibt es Besonderheiten wie Etage ohne Aufzug oder enge Zufahrt?
- Wunschtermin: Bis wann soll es erledigt sein, und ist es dringend?
- Erreichbarkeit: Telefonnummer oder E-Mail und wann der Kunde am besten erreichbar ist.
Pflichtangaben je nach Art des Auftrags
Nicht jede Angabe ist für jeden Auftrag nötig. Legen Sie für Ihre häufigsten Anfragearten fest, was Pflicht ist und was nur hilfreich. Ein paar Beispiele:
- Montage und Einbau: Maße, Material oder Modell, Foto der Einbausituation.
- Reparatur und Service: Gerät oder Bauteil, Fehlerbeschreibung, Foto, seit wann der Fehler auftritt.
- Fertigung und Einzelteile: Datei oder Skizze, Maße, Stückzahl, Einsatzzweck.
- Veranstaltungen und Catering: Datum, Personenzahl, Ort, besondere Wünsche.
Je klarer diese Liste ist, desto einfacher können Sie Ihr Anfrageformular danach ausrichten und desto schneller sehen Sie, ob eine Anfrage vollständig ist.
So bekommen Sie die Angaben gleich mit der ersten Anfrage
- Formular statt freiem Textfeld: Fragen Sie die Pflichtangaben einzeln ab, mit kurzen Beispielen im Feld.
- Foto-Upload anbieten: Viele Kunden schicken lieber ein Bild, als etwas zu beschreiben.
- Erklären, warum Sie fragen: Ein Satz wie „Mit Maß und Foto können wir Ihnen meist schon am selben Tag eine Einschätzung geben“ erhöht die Bereitschaft.
- Fehlende Angaben gezielt nachfragen: Nicht „Bitte melden Sie sich“, sondern konkret nennen, was noch fehlt.
Wenn trotzdem etwas fehlt
Ganz vermeiden lassen sich unvollständige Anfragen nicht, vor allem bei E-Mails. Dann hilft eine kurze, freundliche Rückfrage, die genau die fehlenden Punkte nennt. Vorlagen dafür finden Sie in unserem Beitrag Rückfrage an Kunden: Vorlagen für fehlende Angaben.
Wie Voryntiq dabei hilft
Voryntiq bündelt Kundenanfragen aus Formularen und E-Mail an einem Ort. Das System erkennt fehlende Angaben und sortiert Anfragen nach Auftragswert und Dringlichkeit. Für fehlende Angaben bereitet es einen Antwortentwurf mit der passenden Rückfrage vor. Gesendet wird erst, wenn Sie freigeben.
Die Idee dazu stammt aus der eigenen Praxis: Im 3D-Druck kamen Anfragen oft ohne Datei, Maß oder Stückzahl an. Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihren eigenen Anfragen aussieht, fragen Sie eine kostenlose Demo an oder lesen Sie mehr unter Leistungen.